دليل الاستخدام الكامل

يتبع هذا الدليل الدليلَ المرفق داخل البرنامج، فصلًا فصلًا. ويضيف الدليل الذي في البرنامج، في «المساعدة»، كل شاشة باسمها، ويعمل بلا إنترنت، ويُطبع على الورق.

1.البداية

يفتح كلاروس على مساحة عمل تُختار حسب صلاحيات حسابك. موظف الاستقبال يبدأ من مساحة الاستقبال، وأخصائي المختبر من مساحة المختبر، والمدير من مساحة الإدارة. لا حاجة للبحث عن وحدة: كل مساحة عمل تفتح على لوحتها الخاصة ولا تحمل إلا الوحدات التي يستخدمها ذلك الدور.

• سجّل الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور الصادرة من مسؤول المعمل. يأتي التركيب الأول بحساب مسؤول واحد. لا تغيّر شيئًا آخر قبل إتمام معالج التهيئة الأولى: فهو يسجّل هوية المعمل التي ستظهر على كل تقرير تصدره.
• اضغط Ctrl + K في أي مكان للبحث عن المرضى والطلبات والعينات بالاسم أو الهاتف أو رقم الملف أو الباركود.
• مبدّل مساحات العمل في الشريط العلوي. إذا غابت وحدة تتوقعها فحسابك لا يحمل صلاحيتها — اطلبها من المسؤول بدل البحث عن طريق آخر للدخول.

2.المرضى

سجّل المريض مرة واحدة وأعد استخدام ملفه في كل زيارة. يحمل الملف البيانات الديموغرافية وبيانات الاتصال والرقم القومي وفصيلة الدم والحساسيات والأمراض المزمنة والأدوية الحالية.

• ابحث قبل التسجيل. الملف المكرّر يقسم تاريخ المريض إلى نصفين، ويتوقف فحص الفروق الذي يكتشف التغيّر غير المعقول بين الزيارات عن العمل.
• أرشِف الملف المكرّر أو غير النشط بدل حذفه؛ فالتاريخ محفوظ.

3.الاستقبال والطلبات والعينات

الاستقبال يبني الطلب ويأخذ العينة ويبدأ سلسلة الحيازة. كل ما يليه — المديات المرجعية والبروتوكولات الموقوتة والفوترة والتقرير — يتحدد بما يُسجَّل هنا.

• ابنِ الطلب من الكتالوج: اختر التحاليل أو الباقات، وحدّد الأولوية (عادي، عاجل، حرج)، وسمِّ الطبيب المُحوِّل. تُطبَّق الأسعار والخصومات تلقائيًا.
• استلم العينة واطبع الباركود والصق البطاقة على الأنبوب بجوار المريض، لا لاحقًا على المنضدة.
• سجّل وقت السحب لأي تحليل تتوقف نتيجته عليه. وللبروتوكولات الموقوتة (منحنى تحمّل الجلوكوز، سكر ما بعد الأكل) استخدم إجراء «موقوت» في لوحة أوامر العينة: فهو يضبط وقت الأساس ويجدول كل سحبة، والسحبة خارج نافذتها تُحجب عن الإفراج التلقائي.
• الرفض أو طلب إعادة السحب يحتاج سببًا، والسبب محفوظ. العينة المرفوضة أو الملغاة نهائية لا تُستعاد، لأن استعادتها بعد الاعتماد سمحت مرة بأن تُنتج عينة مرفوضة نتيجة مُفرَج عنها.

4.المختبر: النتائج والاعتماد والإفراج

تمر النتيجة بمسار منضبط: إدخال، ثم اعتماد، ثم إفراج. لا شيء يصل المريض دون اجتيازه، وكل بوابة توقف نتيجة تذكر السبب.

• أدخل النتائج الرقمية والوصفية والمعايرة والمحسوبة والمركّبة. تُطبَّق المديات المرجعية حسب التحليل والعمر والنوع، وتظهر القيم السابقة بجوار الحقل للسياق.
• التحاليل المحسوبة تحسب نفسها من مدخلاتها — الكوليسترول منخفض الكثافة، وشديد انخفاض الكثافة، والبيليروبين غير المباشر، والسعة الكلية لربط الحديد، ومعدل الترشيح الكبيبي، ونسبة البروكالسيتونين، ومؤشرات كرات الدم الحمراء. وإن كتبت قيمة في تحليل محسوب احتفظ كلاروس بقيمتك وقارنها بالمدخلات وأبلغك عند الاختلاف. ولا يستبدل أبدًا قيمة أكّدها إنسان أو جهاز.
• من أدخل النتيجة لا يجوز أن يكون من يعتمدها. هذا مقصود وغير قابل للتعطيل.
• القيمة الحرجة يجب الإقرار باستلامها، وساعة التصعيد تبدأ من وقت تنفيذ العمل لا من وقت إدخاله.
• الإفراج عن نتيجة محجوبة يستلزم سببًا مكتوبًا يُحفظ مع النتيجة ويظهر في سجل المراجعة.
• تعديل نتيجة مُفرَج عنها يُبطل رابط التقرير القديم فلا يعود رمز الاستجابة السريعة السابق صالحًا للتحقق، ويُبلَّغ المريض بتغيّر النتيجة على كل قناة وافق عليها، سواء سُدّدت الفاتورة أم لا.

5.التقارير والتسليم: الطباعة والإصدار وما يصل إلى المريض

كلّ ما يجري على التقرير بعد اعتماد نتائجه في وحدةٍ واحدة هي «التقارير والتسليم»، وتأتي بعد المختبر مباشرة: طباعته، وإصداره، وسجلّ كلّ نسخةٍ صدرت منه، وسجلّ التصحيحات، وإرساله إلى المريض.

• تطبع «طباعة التقارير» التقارير المعتمدة، وهي الشاشة نفسها التي يفتحها الاختصار في أعلى القائمة؛ وتبقى الإيصالات والملصقات في «استقبال» حيث يطبعها المكتب.
• في «قائمة الإصدار» التقارير الجاهزة للطباعة أو النشر أو الإرسال؛ وتحفظ «إصدارات التقارير» كلّ نسخةٍ صدرت، وتحفظ «التعديلات» كلّ تصحيحٍ مع سببه.
• ترسل «التواصل مع المرضى» النتائج عبر القنوات التي أعدّها المختبر، وتعرض ما لم يصل، وتعيد إرساله بزرّ «إعادة المحاولات الفاشلة».

6.معمل إلى معمل: التحاليل المُرسَلة إلى مختبر آخر

بعض التحاليل يُجريها مختبر آخر. وتتابع وحدة «معمل إلى معمل» في القائمة الرئيسية كلًّا منها من الطلب إلى النتيجة وإلى ما يُستحَق عنها، في ثلاثة تبويبات: قائمة الإرسال، والمختبرات، وحسابات المختبرات.

• من تبويب «المعامل» أضِف كل مختبر مع اسم مندوبه ورقم واتسابه وزمن إنجازه المعتاد. وفي محرّر التحليل اذكر المختبرات التي تُجريه، لكلّ منها تكلفته وزمن إنجازه ورمز ذلك المختبر للتحليل، وحدّد أحدها افتراضيًّا. ويبقى سعر المريض سعرَ التحليل أيًّا كان المختبر المختار.
• التحليل الذي يُرسله المختبر دائمًا يصل إلى قائمة الإرسال وحده عند طلبه. أما التحليل الذي يُجرى عادةً داخل المعمل فيُرسَل من طلبه بزر «إرسال للخارج» — إذا تعطّل الجهاز أو نفد الكاشف — ويُعاد إلى المختبر ما دامت العينة لم تغادر.
• اختر الصفوف في قائمة الإرسال واضغط «اطلب المندوب»: رسالة واتساب واحدة لكل مندوب، تذكر العينات والوجهة ولا تذكر أيّ مريض. المندوب الواحد تُفتح محادثته مباشرة، والمندوبون المتعدّدون تظهر لهم نافذة صغيرة فيها زرّ لكل مندوب.
• عندما يستلم المندوب العينات، اختر الصفوف واضغط «سُلِّمت للمندوب»: يُطبع بيان التسليم ليوقّعه المندوب، ومن هذه اللحظة تُستحَق تكلفة المختبر الآخر.
• عندما تعود النتيجة اضغط «إدخال النتيجة» في صفّها: نافذة الإدخال نفسها المستعملة في كل مكان، وحفظها يُسجّل استلام النتيجة. ولا تصل النتيجة إلى المريض إلا عبر «اعتماد» المعتاد.
• تقريرنا لا يذكر المختبر الآخر أبدًا، ولا يقول شيئًا عن مكان إجراء التحليل. أما الشاشات الداخلية فتذكره، لأن الموظفين يجب أن يعرفوا أين ذهبت العينة.
• يعرض تبويب «حسابات المعامل» لكل مختبر وشهر: التحاليل المُرسَلة، والتكلفة المستحقّة، وسعر المرضى، والهامش، والمدفوع، والرصيد. وتُسجَّل فيه الدفعات والرصيد الافتتاحي؛ والدفعة الخاطئة تُلغى بسبب ولا تُحذف أبدًا. ويطبع «كشف حساب شهري» شهر المختبر الواحد، منتهيًا بالرصيد الذي يعرضه التبويب.

7.الكتالوج والبيانات المرجعية

يحدد الكتالوج ما يمكن أن يُطلب من المختبر وكيف تُقيَّم كل نتيجة. وهو أخطر إعدادات المنتج أثرًا: المدى المرجعي الخاطئ إجابة سريرية خاطئة على كل عينة حتى ينتبه أحد.

• تغيير المدى المرجعي لا يعيد كتابة النتائج الصادرة تحت المدى القديم — فكل نتيجة تحتفظ بالقاعدة التي كانت سارية حين حُكم عليها.
• يرفض كلاروس المدى المقلوب أو المستحيل بدل قبوله ووسم كل عينة.

8.الجودة

ضبط الجودة الداخلي وقواعد ويستجارد المطبقة عليه، والإجراءات التصحيحية وسجلات الكفاءة التي يطلبها المراجع بأسمائها، ومؤشرات جاهزية الاعتماد المبنية على ذلك كله.

• شغّل عيّنات الضبط وسجّلها قبل الإفراج عن عمل المرضى على ذلك الجهاز. النتيجة اليدوية المُدخَلة أثناء خروج الجهاز عن الضبط رفض مرن: يمكن الإفراج عنها بسبب مسجّل فقط.
• تُطبَّق قواعد ويستجارد تلقائيًا على قيم الضبط ويُسمّى القانون المُنتهَك لا مجرد وسمه.
• تقيّم شاشة جاهزية الاعتماد ضبط الجودة والتقييم الخارجي وزمن الاستجابة والكتالوج والبيانات الرئيسة، وتسمّي ما هو ناقص.
• سجّل إجراءً تصحيحيًا عند وقوع خلل، وأغلقه عند إصلاحه. والإجراء المغلق هو الدليل، لذا يحتفظ به السجل. ومعالجة مخالفة ضبط الجودة تفتح إجراءً تصحيحيًا في «سجلات الجودة»، يُغلقه معتمِد النتائج بعد كتابة ما اتُّخذ.
• سجّل كفاءة العاملين في «سجلات الجودة»: من قُيّم، وعلى ماذا، وبواسطة من، ومتى يحين موعده التالي. هذا السجل هو ما يثبت حدوث التدريب.

9.الفوترة والشؤون التجارية

التسعير والتحصيل ومطالبات الجهات والاتفاقات التجارية وراءها. المال لا يحجب أبدًا قيمة حرجة ولا إشعار تعديل — إنما يحجب رابط التقرير لا غير.

• يقسم الطلب تكلفته إلى حصة المريض وحصة الجهة لحظة إنشائه، وفق قائمة الأسعار والتعاقد المنطبقين على ذلك المريض.
• الاسترداد أو الإعفاء قيدٌ لا تعديل: الأصل يبقى والتصحيح يجاوره.

10.المخزون

الكواشف والمستهلكات بحسب التشغيلة وتاريخ الانتهاء، تُستهلك مقابل العمل الذي استخدمها.

• يُصرف المخزون بأقرب انتهاء أولًا. والتشغيلة المنتهية لا تُعرض.
• الاستدعاء يسم التشغيلة ويسرد كل طلب استهلكها، وهو السؤال الذي ستُسأله والذي يصعب الرد عليه من الورق.
• اجرد مقابل ما يعتقده النظام، وسجّل الفرق بدل الكتابة فوقه.

11.الأجهزة والواجهات

توصيل الجهاز لتصل نتائجه من تلقاء نفسها. وهو أخطر إعدادات المنتج، ويعامله المعيار على هذا الأساس.

• أضف الجهاز ببروتوكوله ووصلته والتحاليل التي يبلّغ عنها، ثم اربط كل كود جهاز بتحليل في الكتالوج. الكود غير المربوط يُحجر ولا يُخمَّن.
• سجّل التحقق الميداني: من تحقق، ومتى، ومقابل أي مرجع، ومسؤولا المختبر وتقنية المعلومات، وخطة التراجع. ثم علّم اعتماد التشغيل.
• لا يُفرج الجهاز عن النتائج تلقائيًا إلا بعد اعتماد تحققه الميداني للتشغيل. وبدون الاعتماد تصل النتائج كالمعتاد — لكنها تنتظر إنسانًا، ويُكتب الحجب في سجل المراجعة وفي السجل التشغيلي حتى لا يُظن عطلًا في الواجهة.
• كل تغيير في الواجهة يُسجَّل حقلًا حقلًا، بالقيمة قبله والقيمة بعده. وإعادة حفظ استمارة الجهاز لا تمحو سجل التحقق.

12.الخدمات المواجهة للمريض

الصفحة العامة للمختبر، وبوابة نتائج المرضى، وكل رسالة تلقائية تغادر المبنى. هذا هو الجزء الذي يراه مرضاك فعلًا من كلاروس، فما يقوله ومَن يقوله لهم كلاهما مضبوط هنا.

• يصل المريض إلى نتيجته عبر رابط أحادي الاستخدام مرتبط بذلك الطلب. ولا يمكن تخمين أكواد النتائج من بعضها.
• لا تخرج الرسالة إلا على قناة وافق عليها المريض، والموافقة مسجّلة بتاريخها.

13.الإدارة والأمن والإعدادات

من يفعل ماذا، وكيف يعرّف المختبر نفسه، والسجلات التي تثبت الأمرين. لم يكن أي من هذا موثّقًا قبل هذه الطبعة، وهو حيث تقضي مراجعة الاعتماد معظم وقتها.

• امنح الشخص الصلاحيات التي يحتاجها عمله ولا تزد. تُفحص الصلاحيات مرة أخرى على الخادم، فإخفاء الزر ليس ما يحمي السجل.
• لا يستطيع الموظفون تغيير كلمات مرورهم؛ يضبطها المسؤول. وهذا مقصود في بيئة مناضد مشتركة تُسلَّم فيها الحسابات بين الورديات.
• سجل المراجعة مسلسل بالبصمات: كل قيد يختم سابقه، فالقيد المحذوف أو المعدّل يكسر السلسلة ظاهرًا بدل أن يختفي. وتُسجَّل قراءات بيانات المرضى أيضًا، وتُحفظ كلمات البحث كبصمة لا بنصها.
• راجع سجل المراجعة دوريًا وسجّل أنك راجعته. السجل غير المقروء لا يُرضي أحدًا.