Guia completo do usuário

Este guia acompanha o manual que vem dentro do programa, capítulo por capítulo. O manual do programa, em Ajuda, acrescenta cada tela pelo nome, funciona sem internet e pode ser impresso em papel.

1.Primeiros passos

O CLARUS abre em uma área de trabalho escolhida conforme o que a sua conta pode fazer. Um recepcionista cai na Recepção, um técnico no Laboratório, um gestor na Gestão. Você nunca precisa procurar um módulo: cada área de trabalho abre no seu próprio painel e traz apenas os módulos que aquela função usa.

• Entre com o nome de usuário e a senha que o administrador do seu laboratório forneceu. A primeira instalação traz uma conta de administrador. Não altere mais nada até o assistente de configuração inicial terminar: ele registra a identidade do laboratório, que aparece em todos os laudos que você vier a emitir.
• Pressione Ctrl + K em qualquer lugar para pesquisar pacientes, pedidos e amostras por nome, telefone, número do cadastro ou código de barras.
• O seletor de área de trabalho fica na barra superior. Se um módulo que você espera não aparece, a sua conta não tem a permissão para ele — peça a um administrador em vez de procurar outro caminho.

2.Pacientes

Cadastre um paciente uma só vez e reutilize o cadastro a cada visita. O cadastro traz dados demográficos, dados de contato, documento de identidade, tipo sanguíneo, alergias, condições crônicas e medicação atual.

• Pesquise antes de cadastrar. Um cadastro duplicado divide o histórico do paciente em dois e a verificação de variação (delta check), que detecta uma mudança impossível entre visitas, deixa de funcionar.
• Arquive um cadastro duplicado ou inativo em vez de excluí-lo; o histórico é preservado.

3.Recepção, pedidos e amostras

A recepção monta o pedido, recebe a amostra e inicia a cadeia de custódia. Tudo o que vem depois — valores de referência, protocolos cronometrados, faturamento, o laudo — é decidido pelo que é registrado aqui.

• Monte o pedido a partir do catálogo: escolha exames ou painéis, defina a prioridade (rotina, urgente, STAT) e informe o médico solicitante. Preços e descontos são aplicados automaticamente.
• Receba a amostra, imprima o código de barras e etiquete o tubo ao lado do paciente, nunca depois, na bancada.
• Registre o horário da coleta de qualquer exame cujo resultado dependa dele. Para um protocolo cronometrado (OGTT, glicose pós-prandial), use a ação Cronometrado no painel de comandos da amostra: ela define o horário de referência e agenda cada coleta, e uma coleta feita fora da sua janela fica retida para liberação automática.
• Rejeitar ou pedir uma nova coleta exige um motivo, e esse motivo é guardado. Uma amostra rejeitada ou cancelada é definitiva — não pode ser reativada, porque reativar uma depois da verificação já permitiu que uma amostra rejeitada gerasse um resultado liberado.

4.Laboratório: resultados, verificação e liberação

Um resultado percorre um caminho controlado: digitação, verificação, liberação. Nada chega a um paciente sem passar por ele, e cada barreira que retém um resultado diz o motivo.

• Digite resultados numéricos, qualitativos, de título, calculados e compostos. Os valores de referência se aplicam por exame, idade e sexo; os valores anteriores aparecem ao lado do campo como contexto.
• Os exames calculados se calculam sozinhos a partir dos seus dados de entrada — LDL, VLDL, bilirrubina indireta, TIBC, eGFR, razão de procalcitonina, MCV, MCH e MCHC. Se você digitar um valor em um exame calculado, o CLARUS mantém o seu e o confere com os dados de entrada, avisando quando os dois divergem. Ele nunca sobrescreve um valor que uma pessoa ou um analisador informou.
• Quem digitou um resultado não pode ser quem o verifica. Isso é proposital e não é configurável.
• Um valor crítico precisa ser reconhecido, e o relógio de escalonamento conta a partir de quando o trabalho foi realizado, não de quando ele foi digitado.
• Liberar um resultado bloqueado exige um motivo por escrito, que é guardado com o resultado e exibido na trilha de auditoria.
• Retificar um resultado liberado revoga o link do laudo anterior, de modo que um QR code emitido antes não possa mais ser verificado, e o paciente é avisado de que o resultado mudou — em todos os canais com os quais ele consentiu, esteja a fatura quitada ou não.

5.Laudos e entrega: impressão, liberação e a cópia do paciente

Tudo o que acontece com um laudo depois que os seus resultados são aprovados fica em um só módulo, Laudos e Entrega, logo depois do laboratório: imprimi-lo, liberá-lo, o registro de cada versão emitida, o registro de correções e o envio ao paciente.

• Impressão de Laudos imprime os laudos aprovados. É a mesma tela do atalho no topo do menu; recibos e etiquetas ficam na Recepção, onde o balcão os imprime.
• Fila de Liberação reúne os laudos prontos para imprimir, publicar ou enviar; Versões do Laudo guarda cada versão gerada e Retificações guarda cada correção, com o seu motivo.
• Comunicação com Pacientes envia os resultados pelos canais que o laboratório configurou, mostra o que não foi enviado e o envia de novo com Tentar Novamente os Falhos.

6.Laboratório para laboratório: exames enviados a outro laboratório

Alguns exames são realizados por outro laboratório. «معمل إلى معمل» no menu principal acompanha cada um deles do pedido até o resultado e até o valor devido por ele, em três abas: a lista de envios, os laboratórios e as contas dos laboratórios.

• Em «المعامل», cadastre cada laboratório com o nome e o número de WhatsApp do seu motoboy e o prazo habitual de entrega. No editor de um exame, liste os laboratórios que o realizam, cada um com o seu custo, prazo e o código próprio daquele laboratório para o exame, e marque um como padrão. O preço para o paciente continua sendo o preço do exame, qualquer que seja o laboratório escolhido.
• Um exame que o laboratório sempre envia para fora chega sozinho à lista de envios quando é pedido. Um exame normalmente feito internamente pode ser enviado para fora a partir do seu pedido com «إرسال للخارج» -- o analisador está parado, o reagente acabou -- e trazido de volta enquanto a amostra ainda está no prédio.
• Escolha linhas na lista de envios e pressione «اطلب المندوب»: uma mensagem de WhatsApp por motoboy, com as amostras e o destino e sem nenhum paciente. Um motoboy abre direto; vários exibem uma pequena janela com um botão por motoboy.
• Quando o motoboy retira, escolha as linhas e pressione «سُلِّمت للمندوب»: o manifesto de entrega é impresso para a assinatura do motoboy, e a partir desse momento o custo do outro laboratório passa a ser devido.
• Quando o resultado volta, pressione «إدخال النتيجة» na sua linha: a mesma janela de digitação de todo lugar, e salvá-lo marca a linha como recebida. O resultado ainda chega ao paciente somente pela «اعتماد» normal.
• O nosso laudo nunca menciona o outro laboratório e nada diz sobre onde um exame foi realizado. As telas internas o mencionam, porque a equipe precisa saber para onde uma amostra foi.
• «حسابات المعامل» mostra, por laboratório e por mês, os exames enviados, o custo devido, o preço cobrado dos pacientes, a margem, o que foi pago e o saldo. Registre ali os pagamentos e um saldo inicial; um pagamento errado é anulado com um motivo e nunca excluído. «كشف حساب شهري» imprime o mês de um laboratório, fechando no saldo que a aba mostra.

7.Catálogo e dados de referência

O catálogo decide o que se pode pedir ao laboratório e como cada resultado é julgado. É a configuração de maior consequência do produto: um valor de referência errado é uma resposta clínica errada em cada amostra até que alguém perceba.

• Mudar um valor de referência não reescreve os resultados já emitidos sob o antigo — cada resultado guarda a regra que estava em vigor quando foi julgado.
• O CLARUS recusa um intervalo invertido ou impossível, em vez de aceitá-lo e sinalizar todas as amostras.

8.Qualidade

O controle interno da qualidade e as regras de Westgard aplicadas a ele, as ações corretivas e os registros de competência que um avaliador pede pelo nome, e os indicadores de preparo para a acreditação construídos a partir de tudo isso.

• Execute e registre os controles antes de liberar o trabalho de pacientes naquele analisador. Um resultado manual digitado enquanto um analisador está fora de controle é uma rejeição branda: pode ser liberado, mas somente com um motivo registrado.
• As regras de Westgard são aplicadas automaticamente aos valores de controle, e a regra violada é nomeada, não apenas sinalizada.
• A tela de preparo para a acreditação pontua o controle de qualidade, a avaliação externa, o prazo de entrega, o catálogo e os dados mestres, e nomeia o que está em falta.
• Registre uma ação corretiva quando algo der errado e feche-a quando for resolvido. A ação fechada é a evidência, por isso o registro a guarda. Resolver uma violação do QC abre uma em Registros de Qualidade, e um usuário que aprova resultados a fecha escrevendo o que foi feito.
• Registre a competência da equipe em Registros de Qualidade: quem foi avaliado, em quê, por quem e quando vence novamente. Esse registro é o que prova que o treinamento aconteceu.

9.Faturamento e comercial

Preços, cobrança, guias de convênios e os acordos comerciais por trás delas. O dinheiro nunca barra um valor crítico nem um aviso de retificação — ele barra o link do laudo, nada mais.

• Um pedido divide o seu custo em uma parte do paciente e uma parte do convênio no momento em que é criado, usando a tabela de preços e o contrato que se aplicam àquele paciente.
• Um reembolso ou uma baixa é um lançamento, nunca uma edição: o original permanece e a correção fica ao lado dele.

10.Estoque

Reagentes e consumíveis por lote e validade, consumidos conforme o trabalho que os usou.

• O estoque sai pelo primeiro a vencer. Um lote vencido não é oferecido.
• Um recall marca o lote e lista cada pedido que o consumiu, que é a pergunta que lhe farão e a difícil de responder com papel.
• Conte durante um inventário em relação ao que o sistema acredita ter e registre a diferença em vez de sobrescrevê-la.

11.Analisadores e interfaces

Conectar um analisador para que os seus resultados cheguem sozinhos. Esta é a configuração de maior risco do produto, e a norma a trata assim.

• Cadastre o analisador com o seu protocolo, a conexão e os exames que ele informa, depois associe cada código do analisador a um exame do catálogo. Um código sem associação é colocado em quarentena, não adivinhado.
• Registre a validação no local: quem a validou, quando, em relação a qual referência, os responsáveis do laboratório e da TI e o plano de retorno. Depois marque a entrada em produção como aprovada.
• Um analisador só pode liberar resultados automaticamente depois que a sua validação no local for aprovada para a entrada em produção. Sem aprovação, os resultados continuam chegando — apenas aguardam uma pessoa, e a retenção é gravada na trilha de auditoria e no log para não ser confundida com uma interface quebrada.
• Cada alteração em uma interface é registrada campo a campo, com o valor antes e o valor depois. Salvar novamente o formulário do dispositivo não apaga o registro de validação.

12.Serviços voltados ao paciente

A página pública do laboratório, o portal de resultados do paciente e toda mensagem automática que sai do prédio. Esta é a parte do CLARUS que os seus pacientes realmente veem, por isso o que ela diz e a quem diz são controlados aqui.

• Um paciente chega a um resultado por um link de uso único vinculado àquele pedido. Os códigos de resultado não podem ser adivinhados a partir de outros.
• Uma mensagem só sai por um canal com o qual o paciente consentiu, e o consentimento é registrado com uma data.

13.Administração, segurança e configurações

Quem pode fazer o quê, como o laboratório se identifica e os registros que provam as duas coisas. Nada disso era documentado antes desta edição, e é onde uma avaliação de acreditação passa a maior parte do tempo.

• Dê a uma pessoa as permissões que o trabalho dela exige e nenhuma a mais. As permissões são verificadas novamente no servidor, portanto esconder um botão não é o que protege um registro.
• Os funcionários não podem alterar a própria senha; um administrador a define. Isso é proposital em um ambiente de bancada compartilhada, em que as contas são passadas de um turno para o outro.
• A trilha de auditoria é encadeada por hash: cada entrada sela a anterior, de modo que uma entrada excluída ou editada rompe a cadeia de forma visível em vez de desaparecer. As leituras de dados de pacientes também são registradas, e os termos de busca são guardados como uma impressão digital, não em texto claro.
• Revise a trilha de auditoria periodicamente e registre que a revisou. Uma trilha não lida não satisfaz ninguém.