Guia completo do utilizador

Este guia segue o manual que acompanha o programa, capítulo a capítulo. O manual do programa, em Ajuda, acrescenta cada ecrã pelo nome, funciona sem internet e imprime-se em papel.

1.Primeiros passos

O CLARUS abre num espaço de trabalho escolhido consoante o que a conta tem permissão para fazer. Um rececionista chega à Receção, um técnico ao Laboratório, um gestor à Gestão. Nunca é preciso andar à procura de um módulo: cada espaço de trabalho abre no seu próprio painel e traz apenas os módulos que essa função utiliza.

• Inicie sessão com o nome de utilizador e a palavra-passe fornecidos pelo administrador do laboratório. A primeira instalação traz uma conta de administrador. Não altere mais nada até o assistente de configuração inicial terminar: regista a identidade do laboratório, que aparece em todos os relatórios que alguma vez emitir.
• Prima Ctrl + K em qualquer lugar para pesquisar utentes, requisições e amostras por nome, telefone, número de processo ou código de barras.
• O seletor de espaço de trabalho fica na barra superior. Se faltar um módulo que esperava, a conta não tem a permissão correspondente — peça a um administrador, em vez de procurar outro caminho.

2.Utentes

Registe um utente uma só vez e reutilize a ficha em cada visita. A ficha contém dados demográficos, contactos, identificador nacional, grupo sanguíneo, alergias, doenças crónicas e medicação atual.

• Pesquise antes de registar. Uma ficha duplicada divide o histórico do utente em dois e a verificação de variação que deteta uma alteração impossível entre visitas deixa de funcionar.
• Arquive uma ficha duplicada ou inativa em vez de a eliminar; o histórico é preservado.

3.Receção, requisições e amostras

A receção constrói a requisição, recebe a amostra e inicia a cadeia de custódia. Tudo o que se segue — intervalos de referência, protocolos cronometrados, faturação, o relatório — é decidido pelo que aqui se regista.

• Construa a requisição a partir do catálogo: escolha análises ou perfis, defina a prioridade (rotina, urgente, STAT) e indique o médico requisitante. Os preços e descontos aplicam-se automaticamente.
• Receba a amostra, imprima o código de barras e etiquete o tubo junto do utente, nunca mais tarde numa bancada.
• Registe a hora da colheita para qualquer análise cujo resultado dependa dela. Num protocolo cronometrado (PTGO (OGTT), glicemia pós-prandial), utilize a ação Cronometrado no painel de comandos da amostra: define a hora de referência e agenda cada colheita, e uma colheita feita fora da sua janela fica retida da libertação automática.
• Rejeitar ou pedir uma nova colheita exige um motivo, e esse motivo é conservado. Uma amostra rejeitada ou cancelada é definitiva — não pode ser reativada, porque reativar uma após a verificação já permitiu que um espécime rejeitado produzisse um resultado libertado.

4.Laboratório: resultados, verificação e libertação

Um resultado percorre um caminho controlado: introdução, verificação, libertação. Nada chega a um utente sem o percorrer, e cada barreira que trava um resultado diz porquê.

• Introduza resultados numéricos, qualitativos, de título, calculados e compostos. Os intervalos de referência aplicam-se por análise, idade e sexo; os valores anteriores surgem ao lado do campo para contexto.
• As análises calculadas calculam-se a partir dos seus dados de entrada — LDL, VLDL, bilirrubina indireta, TIBC, TFGe, razão da procalcitonina, VGM (MCV), HGM (MCH) e CHGM (MCHC). Se escrever um valor numa análise calculada, o CLARUS conserva o seu e confronta-o com os dados de entrada, e avisa quando os dois divergem. Nunca substitui um valor que uma pessoa ou um analisador tenha afirmado.
• Quem introduziu um resultado não pode ser quem o verifica. É deliberado e não é configurável.
• Um valor crítico tem de ser reconhecido, e o relógio de escalonamento conta a partir do momento em que o trabalho foi realizado, não do momento em que foi digitado.
• Libertar um resultado bloqueado exige um motivo escrito, que é conservado com o resultado e apresentado no registo de auditoria.
• Corrigir um resultado libertado revoga a ligação do relatório anterior, de modo que um código QR emitido anteriormente já não consegue verificar, e o utente é informado de que o resultado mudou — em todos os canais para os quais deu consentimento, quer a fatura esteja liquidada quer não.

5.Relatórios e entrega: impressão, libertação e a cópia do utente

Tudo o que acontece a um relatório depois de os resultados serem aprovados está num único módulo, Relatórios e entrega, logo a seguir ao laboratório: imprimi-lo, libertá-lo, o registo de todas as versões emitidas, o registo de correções e o envio ao utente.

• A Impressão de relatórios imprime relatórios aprovados. É o mesmo ecrã do atalho no topo do menu; os recibos e as etiquetas ficam na Receção, onde o balcão os imprime.
• A Fila de libertação contém os relatórios prontos a imprimir, publicar ou enviar; as Versões do relatório guardam todas as versões geradas e as Correções guardam cada correção, com o seu motivo.
• As Comunicações com utentes enviam resultados pelos canais que o laboratório configurou, mostram o que não seguiu e voltam a enviá-lo com Repetir falhados.

6.De laboratório para laboratório: análises enviadas para outro laboratório

Algumas análises são realizadas por outro laboratório. «معمل إلى معمل» no menu principal acompanha cada uma desde a requisição até ao resultado e ao que lhe é devido, em três separadores: a lista de envios, os laboratórios e as contas dos laboratórios.

• Em «المعامل», adicione cada laboratório com o nome do estafeta e o respetivo número de WhatsApp e o prazo de resposta habitual. No editor de uma análise, indique os laboratórios que a realizam, cada um com o seu custo, prazo de resposta e o código que esse laboratório dá à análise, e marque um como predefinido. O preço para o utente continua a ser o preço da análise, qualquer que seja o laboratório escolhido.
• Uma análise que o laboratório envia sempre para fora chega por si à lista de envios quando é requisitada. Uma análise normalmente feita no próprio laboratório pode ser enviada para fora a partir da requisição com «إرسال للخارج» -- o analisador está avariado, o reagente acabou -- e recuperada enquanto a amostra ainda está no edifício.
• Selecione linhas na lista de envios e prima «اطلب المندوب»: uma mensagem de WhatsApp por estafeta, com as amostras e o destino e sem nenhum utente. Um estafeta abre de imediato; vários apresentam uma pequena janela com um botão por estafeta.
• Quando o estafeta recolhe, selecione as linhas e prima «سُلِّمت للمندوب»: o manifesto de entrega imprime-se para a assinatura do estafeta e, a partir desse momento, o custo do outro laboratório fica devido.
• Quando o resultado volta, prima «إدخال النتيجة» na respetiva linha: a mesma janela de introdução de todo o lado, e guardá-lo marca a linha como recebida. O resultado só chega ao utente através da «اعتماد» normal.
• O nosso relatório nunca nomeia o outro laboratório e nada diz sobre onde uma análise foi realizada. Os ecrãs internos nomeiam-no, porque a equipa tem de saber para onde foi uma amostra.
• «حسابات المعامل» mostra, por laboratório e por mês, as análises enviadas, o custo devido, o preço para os utentes, a margem, o que foi pago e o saldo. Registe aí os pagamentos e um saldo de abertura; um pagamento errado é anulado com um motivo e nunca eliminado. «كشف حساب شهري» imprime o mês de um laboratório, que fecha no saldo que o separador mostra.

7.Catálogo e dados de referência

O catálogo decide o que se pode pedir ao laboratório e como cada resultado é avaliado. É a configuração de maior consequência do produto: um intervalo de referência errado é uma resposta clínica errada em cada espécime até alguém reparar.

• Alterar um intervalo de referência não reescreve os resultados já emitidos com o anterior — cada resultado conserva a regra que estava em vigor quando foi avaliado.
• O CLARUS recusa um intervalo invertido ou impossível, em vez de o aceitar e assinalar todos os espécimes.

8.Qualidade

O controlo de qualidade interno e as regras de Westgard que lhe são aplicadas, as ações corretivas e os registos de competências que um avaliador pede pelo nome, e os indicadores de prontidão para acreditação construídos a partir de tudo isso.

• Execute e registe os controlos antes de libertar trabalho de utentes nesse analisador. Um resultado manual introduzido enquanto um analisador está fora de controlo é uma rejeição branda: pode ser libertado, mas apenas com um motivo registado.
• As regras de Westgard são aplicadas automaticamente aos valores de controlo e a regra violada é nomeada, não apenas assinalada.
• O ecrã de prontidão para acreditação pontua o controlo de qualidade, a avaliação externa, o tempo de resposta, o catálogo e os dados mestre, e indica o que está em falta.
• Registe uma ação corretiva quando algo correr mal e feche-a quando estiver resolvido. A ação fechada é a prova, pelo que o registo a conserva. Resolver uma violação do controlo de qualidade (QC) abre uma nos Registos de qualidade, e um utilizador que aprova resultados fecha-a ao escrever o que foi feito.
• Registe as competências do pessoal nos Registos de qualidade: quem foi avaliado, em quê, por quem e quando volta a vencer. Esse registo é o que prova que a formação se realizou.

9.Faturação e comercial

Preços, cobrança, pedidos de comparticipação às entidades financeiras responsáveis e os acordos comerciais que os sustentam. O dinheiro nunca condiciona um valor crítico nem um aviso de correção — condiciona a ligação do relatório, nada mais.

• Uma requisição divide o seu custo numa parte do utente e numa parte da entidade financeira responsável no momento em que é criada, usando a tabela de preços e o contrato que se aplicam a esse utente.
• Um reembolso ou uma baixa é um lançamento, nunca uma edição: o original mantém-se e a correção fica ao lado.

10.Inventário

Reagentes e consumíveis por lote e prazo de validade, consumidos face ao trabalho que os utilizou.

• O stock sai pelo princípio do prazo de validade mais curto primeiro. Um lote fora do prazo não é oferecido.
• Uma retirada marca o lote e lista todas as requisições que o consumiram, que é a pergunta que lhe vão fazer e a que é difícil responder com papel.
• Conte durante uma contagem de existências face ao que o sistema considera, e registe a diferença em vez de a sobrescrever.

11.Analisadores e interfaces

Ligar um analisador para que os resultados cheguem por si. É a configuração de maior risco do produto e a norma trata-a como tal.

• Adicione o analisador com o seu protocolo, ligação e as análises que comunica e, depois, mapeie cada código do analisador para uma análise do catálogo. Um código sem mapeamento fica em quarentena, não é adivinhado.
• Registe a validação no local: quem a validou, quando, face a que referência, os responsáveis do laboratório e de TI, e o plano de reversão. Depois, marque a entrada em funcionamento como aprovada.
• Um analisador só pode libertar resultados automaticamente quando a sua validação no local estiver aprovada para entrada em funcionamento. Sem aprovação, os resultados continuam a chegar — limitam-se a aguardar uma pessoa, e a retenção é escrita no registo de auditoria e no registo de eventos, para não ser confundida com uma interface avariada.
• Cada alteração a uma interface é registada campo a campo, com o valor antes e o valor depois. Voltar a guardar o formulário do dispositivo não apaga o registo de validação.

12.Serviços para o utente

A página pública do laboratório, o portal de resultados do utente e todas as mensagens automáticas que saem do edifício. É a parte do CLARUS que os utentes realmente veem, pelo que o que ela diz e a quem o diz são aqui controlados.

• Um utente chega a um resultado através de uma ligação de utilização única associada a essa requisição. Os códigos de resultado não podem ser adivinhados uns a partir dos outros.
• Uma mensagem só sai por um canal para o qual o utente deu consentimento, e o consentimento é registado com uma data.

13.Administração, segurança e definições

Quem pode fazer o quê, como o laboratório se identifica e os registos que o provam. Nada disto estava documentado antes desta edição, e é onde uma avaliação de acreditação passa mais tempo.

• Dê a cada pessoa as permissões de que o seu trabalho precisa, e não mais. As permissões são verificadas de novo no servidor, pelo que esconder um botão não é o que protege um registo.
• Os colaboradores não podem alterar a sua própria palavra-passe; é um administrador que a define. É deliberado num ambiente de bancada partilhada, onde as contas passam de mão em mão entre turnos.
• O registo de auditoria é encadeado por hash: cada entrada sela a anterior, pelo que uma entrada eliminada ou editada quebra visivelmente a cadeia em vez de desaparecer. As consultas de dados de utentes também são registadas, e os termos de pesquisa são guardados como impressão digital e não em claro.
• Reveja o registo de auditoria com regularidade e registe que o reviu. Um registo por ler não satisfaz ninguém.